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PalmAttitude.org - Guide ShadowPlan
Guide réalisé par Aiwei
ShadowPlan (www.codejedi.com) est une application à la fois gestionnaire de listes et gestionnaire de projets.

Gestionnaire de listes, Shadow Plan vous permet d’organiser vos idées, ou vos achats, ou vos actions à faire, ou … quasiment ce que vous voulez dans des listes organisées hiérarchiquement : chaque élément peut y être décomposé en éléments plus précis, et ainsi de suite.
Gestionnaire de projets, Shadow Plan vous permet de spécifier, pour chaque élément d’une liste, des informations telles que des dates de début et de fin, les personnes associées à la réalisation d’une tâche, un pourcentage de réalisation, …

En plus des fonctions évoquées ci-dessus, Shadow Plan offre une intégration avec les applications standard de PalmOS : carnet d’adresses, tâches, mémos. L’intégration se fait aussi avec des applications tierces utilisant les bases de données standard.

Que faut-il pour utiliser Shadow Plan ?

Tout d’abord, un PDA sous PalmOS !

Il existe aussi une application pour PC/Mac. Les fonctions offertes sur PC/Mac sont restreintes par rapport à celles disponibles sur PalmOS. Ce document ne s’intéresse pas à cette version PC/Mac, si ce n’est pour parler de synchronisation.

Ensuite, aller dans la logithèque PalmAttitude, sur la fiche ShadowPlan, et télécharger le logiciel (éventuellement, allez directement sur le site de l’éditeur).

Puis installer comme toute autre application PalmOS. Shadow Plan est fourni avec :

  • un programme d’installation automatique ;
  • un répertoire contenant les fichiers « .prc » pour une installation manuelle.

Au choix, donc !

Attention : Shadow Plan n’est disponible qu’en anglais !

Principes de base : qu’est-ce que shadow plan ?

Liste & éléments

Chaque fichier créé par Shadow Plan est une liste hiérarchique d’éléments, comme l’est une table des matières par exemple.

Détails des d’éléments

Chaque élément d’une liste est constitué des informations illustrées par l’exemple suivant :

Informations générales :

  • un libellé (texte) qui décrit l’élément (dans l’exemple : « Approbation et signature »), et qui apparaît lors de la visualisation de la hiérarchie des éléments,
  • un type indiquant le mode de visualisation de l’élément (« avancement »),
  • une note (texte libre, accessible au moyen du bouton Note),
  • un ensemble de liens vers d’autres informations contenues dans votre PDA (accessible au moyen du bouton Link) et permettant d’accéder directement à ces informations ;

Informations adaptées à la gestion d’actions et de projets :

  • un niveau de priorité (de 1 à 5, non spécifié « - » dans l’exemple),
  • des dates de début (start), de fin prévisionnelle (target) et de fin effective (finish),
  • la date de création de l’élément (cr : non modifiable par l’utilisateur),
  • le type de numérotation (« 1-2-3-4-5 » dans l’exemple, pour signifier le type numérique),
  • un pourcentage de réalisation (ex. « 50% »).

Selon les besoins de chaque liste, vous utiliserez tout ou partie de ces informations.

Il n’est pas nécessaire de spécifier le même ensemble d’information pour tous les éléments d’une liste. Ainsi, une liste pourra contenir un ensemble hétérogène d’éléments. C’est le cas dans l’exemple ci-contre dans lequel les parties « Description du client » et « Contacts » ne contiennent que des notes, alors que les éléments de « Suivi des actions » contiennent des dates de début et de fin, des pourcentages de réalisation, …

On notera au passage, dans l’exemple ci-contre, le nom de la liste qui apparaît en haut et à gauche de l’écran du PDA (« PA-ex1 »).

Types de liste

Le type d’une liste définit, par défaut, les informations qui seront affichées pour chaque élément de la liste. C’est pour cette raison que l’on peut aussi parler de vue, ou de choix de vue d’une liste.

Le type de la liste est spécifié lors de sa création, mais peut être modifié à tout moment.

Shadow Plan offre des types prédéfinis :

  • note, checklist, tasklist, worksheet, flat,

ainsi que la possibilité de définir ses propres types de liste :

  • de façon individuelle pour chaque liste,
  • ou bien sous forme de modèles réutilisables par la suite.

Le type défini globalement pour une liste peut être remplacé de façon individuelle pour chaque élément de cette liste. On aura ainsi un affichage mixte, correspondant plus précisément à la sémantique de chaque élément, comme le montre l’exemple précédent.

Types prédéfinis

Notes

Visualisation du libellé des éléments.

La colonne de droite permet de visualiser (sous forme de flèches) l’existence de liens associés à chaque élément (colonne L).

Les triangles à gauche permettent de déployer ou réduire les branches de la hiérarchie d’éléments.

 

Checklist

Comme pour le type notes, avec l’ajout d’une case à cocher.

Si vous préférez les carrés aux cercles, c’est également possible !

A noter que les cases à cocher sont gérées en fonction de la hiérarchie (option) : si « Elément 1-1 » et « Elément 1-2 » viennent à être tous les deux cochés, alors « Elément 1 » le devient également de façon automatique.

 

Tasklist

Comme pour une cheklist, avec en plus:

  • le pourcentage de réalisation (colonne %)
  • la priorité (colonne P)

A noter que le pourcentage de réalisation n’est pas spécifié automatiquement pour les feuilles de l’arborescence : il s’agit d’une opération manuelle. Par contre, le pourcentage d’un élément intermédiaire est calculé automatiquement, et est une moyenne du pourcentage des éléments inférieurs.

On notera aussi dans l'exemple l'icône associé à Elément 2-1-1 qui indique l'existence d'une note. Celle-ci est accessible soit au travers de la vue Detail de l'élément, soit directement par un tap sur l'icône.

 

Worksheet

Comme pour une note, avec :

  • la priorité,
  • le temps restant, ou de retard, pour chaque élément par rapport à la date cible définie (colonne Til)
  • un Tag (voir plus loin).

Colonne Til : on note par exemple qu'il reste 7 jours pour arriver à la date cible (target) définie pour Elément 1-1, alors que la date cible est dépassée de 1 jour pour Elément 1-2.

 

Flat

Un mode généralement utilisé temporairement dans lequel la hiérarchie n’est pas visualisée.

Ce type est particulièrement utile pour une visualisation rapide des actions restant à faire, par exemple.

Note – Chaque élément d’une liste peut contenir plus d’information que celles logiquement associées à son type. Ces informations seront visualisées dans la vue détail de l’élément, mais ne seront pas visibles dans la vue globale de la liste.

Lien avec les applications standards (tâches, adresses, mémos)

Un point important de Shadow Plan est sa possibilité d’associer aux éléments des listes des liens avec les entrées des applications de base : Address, DateBook, ToDo et Memo.

Dans l’exemple précédent :

  • info société faire référence à un mémo (symbolisé par la flèche à l’extrême droite de la ligne),
  • alain contient la référence à l’entrée du carnet d’adresse donnant ses coordonnées,
  • présentation du contrat et approbation et signature pourront faire référence à des tâches et des contacts.

Plusieurs liens peuvent être associés à chaque item. Par exemple, info partenaires pourra faire référence à plusieurs mémos.

Aller/retour entre applications

Dans le cas d’une entrée du carnet d’adresse, par exemple, Shadow Plan vous offre la possibilité d’ouvrir l’application adresse (standard ou application tierce comme Agendus) depuis le lien contenu dans un élément (un clic sur la flèche et choix du lien dans un menu déroulant), de consulter la fiche liée, et de revenir automatiquement dans Shadow Plan lorsque vous quittez l’application adresse (bouton home de votre PDA).

Tâches

Le lien avec l’application ToDo vous permet également de créer automatiquement un élément de liste en recopiant une tâche que vous avez préalablement définie. La modification de l’un ou l’autre (élément ou tâche) sera automatiquement reportée sur l’autre. En particulier, si vous marquez une tâche comme effectuée au moyen de l’application ToDo, l’élément correspondant de la liste sera automatiquement coché, et sa date de réalisation effective sera mise à jour.

Lien entre listes

Shadow Plan permet également d’associer à un élément de liste un lien vers d’autres listes. Cette fonction est très pratique pour vous organiser, par exemple lorsque vos listes deviennent trop volumineuses.

Exemples d’utilisation

Ayant en tête ces principes de base, vous pouvez vous faire une idée assez précise de ce à quoi Shadow Plan peut servir. Quelques exemples :

Gestion de projet

De base, PalmOS vous oblige à manipuler de façon cohérente un ensemble de données gérées par des applications différentes : tâches, contacts, rendez-vous, …
Comme le montre l’exemple précédent, Shadow Plan vous permet d’intégrer la plupart des informations nécessaires, vous offrant ainsi une vision globale de vos projets, tout en vous permettant d’utiliser l’interface de vos applications de base pour signaler que, par exemple, une tâche a été effectuée.

Prise de notes en réunion

Pendant une réunion, vous pouvez aisément organiser vos notes sur ce qui se dit, vos idées à analyser ultérieurement, les actions qui sont décidées et celles qui vous sont assignées, …
Vous pouvez soit saisir l’intégralité des informations à l’aide de Shadow Plan, ou au contraire saisir vos notes dans des mémos, et les organiser grâce aux liens de Shadow Plan.

Liste d’achats

Une liste d’éléments, avec des cases à cocher, permet de déterminer ce que vous possédez et ce que vous devez acheter.
Vous pouvez par exemple classer ces éléments par domaines (alimentation, hygiène, …), ou bien selon l’organisation du magasin que vous fréquentez le plus souvent. Lorsque des informations précises sont nécessaires (par exemple puissance d’une ampoule, forme et taille de la douille), vous pouvez associer des notes aux éléments, ou insérer des références à des mémos.

Base de donnée simple

Bien que Shadow Plan ne soit pas vraiment fait dans cet objectif, vous pouvez aussi aisément construire par exemple la liste de vos livres, les magasins où vous les avez achetés, …

Remplacement de l’application « To Do »

Les détails associés aux éléments des listes vous permettent de le gérer comme des tâches à faire. Les liens permettent notamment de spécifier les personnes associées à ces tâches (plusieurs liens sont possibles pour chaque élément).
Filtres, alarmes, icônes, … vous permettent une gestion aisée de vos tâches.
La possibilité de les lier aux tâches gérées par l’application standard Todo vous permet également, si besoin, de les visualiser dans l’agenda : par exemple, en vue « jour », quelles sont les tâches à effectuer aujourd’hui ?

N’ayez pas peur de laisser fonctionner votre imagination !

Prise en main – Operations principales

Manipulation des listes

L’application Shadow Plan s’ouvre sur la liste des listes créées au moyen de Shadow Plan, ou sur une liste vide.

En haut à droite, la catégorie (PA dans l'exemple) permet un classement des listes, et une visualisation partielle ou totale.

La colonne de gauche indique les noms des listes. Chaque nom est suivi par le nombre d’éléments marqués réalisés et le nombre total d’éléments dans la liste. Le nombre à droite est la taille (kilobytes).

 

Chaque liste peut être manipulé au moyen des menus de l’application, des trois boutons en bas de l’écran, ou du menu déroulant accessible par un tap sur le triangle en face du nom du fichier.

List : Ouverture, création, destruction, renommage ou copie de liste.

Transfer : Import/export des listes (voir plus loin).

Help : Notamment accès aux préférences de l’application (voir plus loin).

Popup : En plus des fonctions principales des menus List et Transfer, il offre la possibilité de déplacer une liste sur la carte d’extension (si votre PDA en possède une, bien évidemment).

L’icône de la poubelle permet de supprimer la liste sélectionnée : une confirmation est toujours demandée.

Création d’une liste

Lors de la création d’une nouvelle liste, Shadow Plan ouvre une fenêtre de dialogue dans laquelle les caractéristiques (préférences) de cette nouvelle liste seront définies. Ces préférences sont classées dans 3 onglets : sélectionnez celui que vous voulez visualiser ou modifier par un simple clic.

List
L’onglet List permet notamment de saisir le nom de la liste, de spécifier son type, sa catégorie, et d’indiquer si le fichier doit ou non être synchronisé avec le PC (ou Mac).
Le type de la liste s’applique par défaut à tous les éléments qui y seront créés. Notez toutefois qu’il est ensuite possible de spécifier un type différent pour chaque élément.

Auto
L’onglet Auto permet de spécifier une numérotation automatique éventuelle des éléments, ainsi que des règles de lien avec les applications standards.

Options
L’onglet Options offre des possibilités complémentaires de configuration.

Le bouton OK valide les choix : la liste est créée. A noter que toutes ces préférences pourront être modifiées plus tard.

Edition d’une liste

Après sélection d’une liste, appuyez sur le bouton Open. La liste s’affiche alors, en fonction des préférences qui lui ont été associées.

L’ouverture d’une liste est aussi possible au moyen du menu déroulant.

Menus en cours d’édition de liste

L’application offre de nombreux menus : l’utilisateur débutant ou moyen se contentera d’une partie d’entre eux !

Item
Il s’agit des fonctions de manipulation de chaque élément individuellement (création, suppression, déplacement dans la hiérarchie, …).

List
Permet notamment de modifier l’affichage (réduction/extension de la hiérarchie) et de la modification des préférences. Notez aussi la possibilité d’applique des filtres et de trier leséléments.

Edit
En plus des fonctions de couper/copier/coller, ce menu offre des fonctions spécifiques utilisables pour des listes avec « cases à cocher » (voir types de liste).

Pour les opérations les plus fréquentes (ajout d’élément, détail, déplacement d’un élément dans la liste, sauvegarde et fermeture, zoom et suppression), une barre d’outils peut être affichée en bas de l’écran. Cette option fait partie des préférences générales de l’application.

 

Définition des propriétés (details) d’un élément

On accède à la fenêtre de définition des propriétés d’un élément sélectionné à l’aide des menus, de la barre d’outil, ou d’un tap double sur l’élément.
On retrouve les informations dont nous avons parlé dans les principes de base de Shadow Plan. On notera que l’exemple dispose d’une date cible de réalisation, mais n’est pas terminé (réalisé à 50%). Son type est « avancement », un type défini par l’utilisateur et sauvegardé / réutilisable au même titre que les types prédéfinis de Shadow Plan.
Les boutons en haut de l’écran permettent d’associer une icône et une alarme.
Les deux boutons du bas les plus à droite permettent de choisir la couleur du texte et de le mettre en caractères gras.

 

Modification rapide des propriétés par des menus contextuels

Plutôt que de faire appel à la fenêtre des propriétés montrée précédemment, on peut accélérer la saisie en utilisant des menus contextuels.

Depuis la vue du contenu de la liste, il suffit d’effectuer un tap sur l’indicateur de la propriété en face du nom de l’élément. Un tap sur l’indicateur de date cible par exemple provoquera l’affichage de plusieurs dates particulières par rapport à la date courante (aujourd’hui, demain, lundi prochain, …). Un accès à un calendrier est aussi possible.

Fonctionnalites essentielles

Liens

Shadow Plan permet d’associer zéro, un ou plusieurs liens à chaque élément de liste. Ces liens peuvent faire référence :

  • à d’autres listes Shadow Plan,
  • à des entrées dans les applications de base (adresses, tâches, mémos, agenda).

La création de liens est exécutée depuis la fenêtre Details d’un élément, en cliquant sur le bouton Link.

Une première fenêtre de dialogue s’ouvre alors permettant de spécifier les liens avec d’autres listes (File link), des tâches (ToDo link) ou des rendez-vous (Datebook link).

Le bouton Add permet d’accéder à une seconde fenêtre de dialogue dans laquelle l’utilisateur peut spécifier des liens avec des adresses et des mémos.

La création de liens de type tâches ou rendez-vous peut se faire de deux façons : soit l’élément est simplement copié dans la base de l’application standard pour y créer une nouvelle entrée, soit l’élément est copié et un lien est créé entre les deux applications, de telle manière que tout changement de l’élément dans Shadow Plan ou dans l’application de base est automatiquement reporté dans l’autre application.

Depuis la vue des éléments d’une liste, le menu List / New from permet de créer un nouvel élément de la liste en insérant automatiquement un lien.

Ce menu ouvre une fenêtre de dialogue dans laquelle l’utilisateur peut choisir entre les applications ToDo et Datebook. Une liste d’éléments est alors affichée selon quelques critères simples (choix d’une semaine, éléments datés ou non, tâches effectuées ou non).

Définition de nouveaux types de listes

Type propre à une liste

Un type Custom permet d’indiquer manuellement les propriétés à afficher. La définition de ce mode est globale à la liste, et est donc appliqué par défaut à ses éléments.
On y accède à partir des propriétés de la liste, dans l’onglet List, au moyen du bouton Custom.
Une fenêtre présente alors une liste d’options, libre à l’utilisateur de sélectionner celles qu’il veut voir affichées.

 

Types réutilisables

Si vous devez définir vos propres types de liste pour les réutiliser (au même titre que les types prédéfinis par Shadow Plan), vous devez faire appel à l’utilitaire de gestion des « vues » (terme utilisé dans le logiciel).
Tout en étant en mode affichage de liste, sélectionnez le menu Tools / Manage Views. La fenêtre qui s’ouvre contient alors les types que vous avez définies. Vous pouvez soit sélectionner un de ces types puis le modifier (bouton Details), soit créer un nouveau type (bouton New).
Ces deux opérations provoquent l’ouverture d’une fenêtre dans laquelle vous donnez un titre au type.
Le bouton Pick columns and buttons ouvre une fenêtre de choix d’options comme dans le cas d’un type propre à une liste.

 

La case à cocher Select permet d’associer un filtre au type. C’est à dire que lorsque ce type sera associé à une liste, le filtre sera implicitement appliqué. Ceci permet, en plus du choix des options à afficher, de sélectionner les éléments d’une liste qui doivent être visibles.

Filtres

Plus vos listes grandissent, plus il est difficile d’en maîtriser le contenu. D’autant qu’à un moment donné, vous pouvez n’être intéressé que par un sous-ensemble particulier des éléments de la liste, par exemple ceux pour lesquels une date cible (Target) a été spécifiée à aujourd’hui.
La notion de filtre permet de répondre à ce besoin. Un filtre ne modifie en rien une liste et ses éléments, mais permet tout simplement d’en adapter la visualisation à vos besoins du moment.

Lorsque vous travaillez sur une de vos listes, utilisez le menu Tools / Manage Filters de l’application.
Une fenêtre vous permet de choisir entre deux listes de filtres, ceux prédéfinis dans Shadow Plan (Built-in) et ceux que vous avez définis vous-même (Custom).

L’application prédéfini des filtres basés sur les détails des éléments de liste : checked / unchecked ; date cible aujourd’hui, passée, ... ; début aujourd’hui, cette semaine ; lien avec les tâches ; ...

Sélectionnez celui que vous voulez appliquer, puis appuyez sur le bouton Apply. La liste s’affiche à nouveau avec uniquement les éléments qui répondent aux critères définis par le filtre.

 

Le bouton Custom permet d’accéder aux filtres que vous définissez vous-même. Le bouton ‘+’ permet de créer un nouveau filtre. La fenêtre suivante permet d’en spécifier le nom, et de définir les règles qui le composent. Chaque règle élémentaire se créé au moyen du bouton ‘+’.

Les règles définies sont combinées au moyen d’opérateurs logiques ET et OU. Plus précisément, il s’agit de définir des groupes de règles. Au sein de chaque groupe, l’opérateur ET s’applique ; au global, l’opérateur OU s’applique à l’ensemble des groupes :
groupe = règle1 ET règle2 ET ....
filtre = groupe1 OU groupe2 OU ...

 

Les règles peuvent être définies sur un nombre conséquent de 23 critères prédéfinis. A chaque critère est associé un opérateur de comparaison (=, !=, <, ...) et des valeurs possibles.

Tags

Les « tags » sont un moyen supplémentaire de classer les informations gérées au moyen de Shadow Plan.
Vous pouvez, par exemple, créer des tags pour les personnes de votre département, pour chaque mois de l’année, pour une localisation, ... : illimité, si ce n’est par votre imagination !

Après avoir ouvert une liste, accédez au gestionnaire de tags par le menu Tools / Manage Tags. L’application vous permet de créer autant de tags que vous désirez. Ces tags peuvent être classés selon les catégories définies, mais ceci n’est pas une nécessité.
A savoir qu’un tag n’est qu’un libellé, sans aucune autre information (mis à par la catégorie si vous la spécifiez).

L’association d’un tag à un élément de liste se fait comme pour l’ajout de lien : depuis la fenêtre Details de l’élément, cliquer sur le bouton Link, puis sur Add, et enfin sur Tag. La procédure est celle expliquée précédemment dans le chapitre « Liens ».

Une fois un tag associé à un élément, il peut bien sûr être visualisé comme les autres propriétés des éléments. Il peut aussi être utilisé dans les filtres par exemple.

Import / Export

Ces fonctions sont accessibles depuis la vue des listes, par le menu Transfer. La fonction export est aussi disponible via les menus contextuels associés aux listes.

L’import se fait à partir des applications ToDo et Memo.
L’export se fait vers les formats Memo ou Palm DOC. Concernant le format Palm DOC, 4 types de résultats sont possibles, dont un en HTML, permettant une réutilisation du fichier par un navigateur, par exemple. Le format Palm DOC peut évidemment aussi être utilisé à des fins d’impression du contenu des listes.

Outre les imports manuels, la configuration de Shadow Plan et les préférences associées à chaque liste permettent de définir des actions automatiques.
Par exemple, une liste peut être telle que les nouvelles entrées de l’application ToDo seront insérées dans la liste.

Contributions / extensions

Shadow Plan est un logiciel ouvert permettant son extension. Des outils sont disponibles, et la définition XML des données est disponible.

Si le cœur vous en dit !

Configuration de l’application

Comme la plupart des applications, Shadow Plan offre la possibilité de spécifier des règles de fonctionnement générales, accessibles au travers du menu Help / Preferences.

Les préférences sont classées sous plusieurs onglets.
Attention : tous les onglets ne sont pas visibles sur l’écran en même temps : il faut donc utiliser les flèches situées à droite des noms des onglets pour en changer la visualisation.

General
Utilisation de la barre de boutons graphiques, gestion des priorités, utilisation d’un « mini éditeur », priorité et type par défaut, ...

Display
« Check box » ronde ou carrée, actions complétés barrées, indentation, ...

Theme
Choix des couleurs pour l’affichage.

Link
Retour automatique à Shadow Plan après basculement vers une application au travers des liens, suppression automatique des liens à la suppression des éléments, ...

Apps
Choix des applications à utiliser au travers des liens associés aux éléments de liste. Concerne les applications de type ToDo, Datebook, Address et Memo.

Highres
Validation d’un mode haute résolution.

Conclusion

Si cela est possible, tirons un bilan de mes premières expériences.

Tout d’abord, Shadow Plan est un outil extrêmement riche. De nombreuses fonctions très utiles n’ont pas été abordées ici.
Il n’y a certainement que très peu d’utilisateurs qui en maîtrisent tous les rouages. Moi-même, j’avoue avoir appris des choses en écrivant ce document.

Dans un premier temps, on aura sans doute tendance à l’utiliser en mode simple : hiérarchie d’éléments, dates de début et fin d’actions, quelques vues personnelles, et c’est tout.

Ensuite viendra l’utilisation des liens : extrêmement pratique lorsque, comme moi, vous avez tendance à regarder le matin ce que vous devez faire dans la journée avec les applications agenda et tâches (ou leurs remplaçants). Vous commencez par exemple votre journée par quelques tâches, vous les marquez « faites », et quand vous vous attaquez à la gestion de votre projet grâce à Shadow Plan, vous vous apercevez que les « liens » ont oeuvré, et que le statut des éléments/tâches a automatiquement changé !

Attention tout de même, c’est parfois assez délicat à utiliser. Il est donc très prudent de passer « un certain temps » à tester le fonctionnement de l’application. J’ajouterais que l’expression « lisez le manuel ! » est des plus appropriée. C’est long (plus de 100 pages), mais la documentation est très riche et cela vaut la peine.